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通识教育学院档案管理制度

更新时间:2020/03/30 09:10:55 点击:

第一章  总则

    第一条  学院档案是学校档案的重要组成部分,坚持对现实和历史负责的原则,切实做好学院档案管理工作。

    第二条  在学校档案馆的统一指导下进行档案管理。党建、行政、教学、科研等工作中形成的各种文件材料,凡需向学校档案馆报送的,及时将正本上报。

    第三条  将档案工作纳入学院工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

    第四条  主管学院行政综合工作的副院长负责本学院档案管理的监督、检查工作,教学秘书兼任学院档案管理员,具体负责本学院教学文件材料的收集和管理工作,将档案工作纳入其岗位职责,在经费、装具等方面给予支持,确保档案工作顺利开展。

 

第二章  建档范围与保管期限

    第五条  档案的保管期限分为永久、长期(30年)和短期(10年)。凡是反映主要职能活动和基本历史面貌,对学校和社会有长远利用价值的,列为永久保管;凡是在较长时期内有查考价值的,列为长期保管;凡是在较短时期内有查考价值的,列为短期保管。

    第六条  对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

 

第三章  档案管理程序

    第七条  平时收集:各教研室档案管理员应参照学校归档范围,结合本教研室工作实际,建立预立卷文件夹(盒),在平时工作中将办理完毕需要归档保存的文件材料及时归卷,防止散失。

    第八条  立卷整理:案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律或重要程度排序,根据学校档案管理办法编制页号或者件号,制作卷内目录置于首页。

    第九条  移交归档:需移交学校档案馆的档案材料,档案管理员于寒假前向学校档案馆移交。学校档案馆保存原件,学院档案室保存复印件。归档移交时要认真填写移交目录,交接双方核对无误后履行签字手续,移交目录随档案保存。

    第十条  提供利用:要积极发挥档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用,编制检索目录,为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案,要注意保密。借用档案应办理登记手续,严防丢失和损坏。

    第十一条  鉴定销毁:对保管期限已满的档案,要进行保存价值鉴定,凡无需再继续保存的档案,应编制销毁清册,经学院主管档案工作的领导审批后销毁;若还有保存价值,应按重新划定的保管期限继续保管。

 

第四章  档案管理质量要求

    第十二条  归档的文件材料必须齐全完整,照片(包括底片)、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

    第十三条  归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映学院各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律。

    第十四条  归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备。

    第十五条  电子文件的归档,要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》以及学校档案管理相关规定执行。

 

第五章  附则

    本制度由通识教育学院负责解释,自发布之日起执行。

 

                                                                                          通识教育学院

                                                                                          2020年3月30日